Vedtægter for

“Lokalhistorisk arkiv for Dybbøl, Ulkebøl og Sønderborg”

§1.

Lokalhistorisk Arkiv for Dybbøl, Ulkebøl og Sønderborg er en selvejende institution. Dens hjemsted er Sønderborg kommune og består af:

Lokalhistorisk Arkiv Ulkebøl med arbejdsområde det gamle Ulkebøl Sogn og

Lokalhistorisk Arkiv Sønderborg med arbejdsområderne Sønderborg by og gamle Dybbøl Sogn.

§2

Arkivets formål er:

  1. at indsamle, registrere og bevare arkivalier,, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data – uanset medium – af ikke- statslig oprindelse med tilknytning til Sønderborg købstad samt Dybbøl og Ulkebøl sogne, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid idet det indsamlede materiale betragtes som offentlig eje og dets forbliven som sådan garanteres.

  1. at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter arkivlovens til enhver tid gældende regler for tilgængelighed og gennem udadvendt virksomhed rettet mod såvel arkivets medlemmer som offentligheden, at fremme kendskabet til og styrke interessen for arbejdsområdets historie.

§3.

Arkivet er medlem af: “Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver (SLA)”, “Lokalhistoriske Arkiver og samlinger i Sønderjylland (LASS)” og “Sønderborg Kommunes lokalhistoriske arkivsamvirke (SKLA)”. Arkivet indberetter årligt statistiske oplysninger.

Lokalhistorisk Arkiv for Dybbøl, Ulkebøl og Sønderborg samarbejdet med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sit arbejde herefter.

§4.

Bestyrelse

Lokalhistorisk Arkiv for Dybbøl, Ulkebøl og Sønderborg ledes afen bestyrelse på syv medlemmer. De fem medlemmer vælges på generalforsamlingen medens to medlemmer udpeges af medarbejderne på de to arkivafdelinger.

Bestyrelsen vælges for to år ad gangen således at tre medlemmer og en medarbejderrepræsentant for Ulkebøl-afdelingen vælges på lige årstal og to medlemmer og en medarbejderrepræsentant for Dybbøl/Sønderborg-afdelingen vælges på ulige årstal.

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer, sekretær og medlemsansvarlig én gang årligt.

En suppleant til bestyrelsen vælges årligt på generalforsamlingen.

Afgørelserne træffes ved simpelt stemmeflertal, dog tæller formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme dobbelt i tilfælde af stemmelighed.

Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden og der føres protokol over møderne.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst fem medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøder afholdes efter formandens bestemmelse eller efter anmodning fra to bestyrelsesmedlemmer. Arkivet tegnes af formanden og kassereren hver for sig.

Afkivlederne og suppleanten deltager – uden stemmeret – så vidt muligt i bestyrelsesmøderne.

Kassereren varetager arkivets regnskab, der til enhver tid kan forlanges forelagt for bestyrelsen. Kassereren varetager medlemsadministration evt, i samarbejde med den medlemsansvarlige.

Bestyrelsen kan – med det medlemsansvarlige bestyrelsesmedlem som leder – nedsætte et udvalg, der tager sig af ajourføring afmedlemskartotek, gennemførelse af arrangementer og udgivelse af medlemsbladet “Arkiv-Nyt”.

§5.

Bestyrelsen udpeger til hver arkivafdeling en leder, der overfor bestyrelsen er ansvarlig for arkivernes drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA”s til enhver tid gældende standardinstruks for arkivledere.

Bestyrelsen er endvidere ansvarlig for, at arkivernes samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registrerede og at de er offentligt tilgængelige indenfor en fastlagt og publiceret åbningstid – dog således, at indlevererens og/eller SLA’s tilgængeligshedsregler respekteres.

Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelse afen arbejdsplan og et budget samt for overholdelse heraf.

§6.

Lokalhistorisk Arkiv for Dybbøl, Ulkebøl og Sønderborg drives primært for midler i form af tilskud fra det offentlige og kontingenter fra medlemmerne.

(Det tilstræbes, at 1/3 af kontingentindtægterne anvendes til medlemsrelaterede aktiviteter såsom udgivelse af medlemsbladet, foredrag og udflugter).

Herudover kan bestyrelsen træffe afgørelse om ansøgning om tilskud fra diverse fonde i forbindelse med større anskaffelser, kursusaktiviteter samt udgivelse af skrifter.

Arkivets regnskab følger kalenderåret og revideres af to generalforsarnlingsvalgte revisorer, der skal have det færdige regnskab til rådighed senest den I. februar.

Revisorerne har til enhver tid ret til at kontrollere arkivets bogholderi, kasse og bankkonti.

§7.

Bortset fra en efter bestyrelsens skøn fastsat maksimal kassebeholdning – herunder mindre beløb i de to arkiver til daglige fornødenheder – skal alle arkivets pengemidler anbringes på konti i pengeinstitutter samt på postgiro.

§8.

Generalforsamlingen

  1. Generalforsamlingen er arkivets øverste myndighed og skal afholdes hvert år i januar kvartal.

  2. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 4 ugers varsel ved annoncering i de lokale blade, på hjemmesiden eller ved direkte henvendelse til medlemmerne.

  3. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig når den er lovlig indvarslet – uanset antal fremmødte.

  4. Dirigenten vælges af generalforsamlingen

  5. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, fremsendes skriftligt og i underskrevet stand til formanden således at denne har det i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.

  6. Alle sager afgøres ved simpelt stemmeflertal

  7. Ekstraordinær generalforsamling afholdes når bestyrelsen finder det påkrævet eller når 1/3 af medlemmerne skriftligt anmoder herom.

Indkaldelse skal ske med 7 dages varsel indeholdende dagsorden og årsagen til indkaldelsen. Afholdelse af ekstraordinær generalforsamling skal ske senest i måned efter anmodningen.

Dagsorden for den ordinære generalforsamling:

  1. Valg af dirigent

  2. Valg af 3 stemmetællere

  3. Formandens beretning for det forløbne år

  4. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse

  5. Forelæggelse af budget for det kommende år

  6. Fastlæggelse af kontingent for det næst kommende kalenderår

  7. Behandling af indkomne forslag

  8. Valg af bestyrelsesmedlemmer i.h.t. § 4.

  9. Valg af suppleant til bestyrelsen

  10. Valg af to revisorer for det kommende år

  11. Valg af revisorsuppleant for det kommende år

  12. Eventuelt

§9

Ophør

Skulle Lokalhistorisk Arkiv for Dybbøl, Ulkebøl og Sønderborg af én eller anden grund ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med Sønderborg kommune og LASS, så deres forbliven i offentlig eje og offentlige tilgængelighed garanteres.

Ophør kan ske ved simpelt stemmeflertal ved to på hinanden og med mindst to ugers mellemrum følgende generalforsamlinger, hvor forslaget har været på dagsordenen.

Eventuel formue overdrages – efter bestyrelsens skøn – til andet lokalhistorisk arbejde.

§10.

Ikrafttrædelse

Foranstående vedtægter træder i kraft pr. 1. januar 2012.

§11.

Ændring af vedtægter

Ændring af ovenstående vedtægter kan finde sted, når et flertal af bestyrelsesmedlemmerne stemmer herfor på mindst 2 på hinanden følgende bestyrelsesmøder med mindst 6 dage og højst 1 måneds mellemrum.

Alle vedtægtsændringer skal forelægges LASS og SLA til godkendelse.

Foranstående vedtægter, der – p.g.a. sammenlægning af Lokalhistorisk Arkiv og Lokalhistorisk Forening for Dybbøl, Ulkebøl og Sønderborg­er en tilpasning af tidligere vedtægter af 1993 – med bilag af 1999 – er i henhold til vedtægternes § 14 vedtaget på bestyrelsesmøder:

hhv. den 22/9 og 7/112011

Kai Viggo Jørgensen Mimi Bonefeld Conny G. Philippsen

Knud Bjerring Frode Jørgensen Helene Petersen

Ovenstående vedtægter er som vedtaget på bestyrelsesmøde den 21. januar 2013 ændret således at dagsordenen for generalforsamlingen i overensstemmelse med § 6.